luni, mai 07, 2012

formulare, formulare, formulare

Formularele sunt peste tot. Sunt o multime de formulare pe care ajungem sa le completam: de la formulare cerute de stat, la formulare pentru un job, la formulare de evaluare a unui curs sau formulare de inscriere la o conferinta. Pe unele formulare le completam din obligatie, cat mai repede sa nu ne ia prea mult timp, pe unele le completam in mai multe randuri, le corectam, verificam si modificam pentru ca asteptam ca in urma lor sa se intample ceva: sa fim chemati la un interviu pentru job, sa fim acceptati ca voluntari, sa primim un contract anume, sa castigam un concurs, sa mergem la un training. Despre acestea din urma o sa vorbesc in postarea asta: despre formularele care ne trimit undeva, in urma carora primim ceva.

Sunt multi ani de cand completez formulare ca sa-mi completez si educatia si cariera dar sunt multi ani si de cand citesc si evaluez formulare. Evaluez formulare de inscriere la cursuri, la conferinte, la tabere educationale, pentru programele de voluntariat, angajare sau alte activititati din categoriile astea. Unele formulare sunt mai creative, altele sunt standardizate, altele sunt mai lungi iar altele sunt mai scurte. Fiecare formular are insa obiectivele sale clar definite pe care eu le urmaresc atunci cand evaluez aplicatii - formulare completate. Si dupa atatia ani de verificat formulare m-am gandit ca este un moment ideal sa scriu aici ce astept eu de la un formular. Si fac asta pentru ca imi place sa citesc aplicatii care spun ceva nu doar aplicatii pe care sa le deschid si dupa 10 secunde sa le inchid caci nu mai am nimic de citit.

Formularele pe care le creez eu (poate si alte persoane sau organizatii au o structura asemanatoare) contin de regula mai multe parti: partea administrativa care "sparge" destul de usor "gheata" (nume, varsta, date de contact, etc.), partea creativa prin care autorul formularului se prezinta sau transmite indirect informatii despre sine prin raspunsul la anumite intrebari cheie, partea tematica (intrebari din tematica evenimentului, fie ca sunt de genul "care este experienta ta in domeniul x" fie ca este "precizeaza care este parerea ta despre" sau "cum ai rezolva situatia y") si partea referitoare la participarea la eveniment (motivatie, asteptari, temeri, contributii) sau intrarea in organizatie. Partile componente le-am scris la modul general pentru a ne face o impresie si a putea intelege mai bine ce voi povesti mai jos.

Daca formularul contine intrebari prin care persoana se poate descrie este important pentru mine ca descrierea asta sa fie cat mai reala, eventual si cu un limbaj neformalizat. Nu consider ca cv-ul spune mare lucru despre o persoana, de aceea solicit formulare in care omul are libertatea sa se prezinte asa cum doreste. Astept aici aspecte care o definesc pe respectiva persoana: de la pasiuni la studii sau la experienta (si experiente).

Majoritatea formularelor pe care le creez sau pe care si eu le completez au 2 importante intrebari: care este motivatia ta (de a participa la eveniment, de a face parte dintr-o echipa de voluntari sau de angajati, etc.) si care sunt asteptarile de la eveniment sau de la echipa. Cele 2 aspecte pot aparea chiar asa sau pot fi mascate/ ascunse in intrebari diverse. Ce astept eu de la cele 2? 

La partea de motivatie ma astept la un raspuns in care persoana imi povesteste exact de ce vrea sa fie acolo (in organizatie sau eveniment). Mizez pe sinceritate si pe un raspuns complet. De la a vrea sa invete cum sa faca x lucru la a avea un stagiu de practica pentru urmatoarea cariera. Raspunsurile de genul "vreau sa invat ceva nou" sau "vreau sa invat A, B si C" (in care A, B si C sunt obiectivele scrise de mine si copiate in formular inca o data) ma fac sa imi pierd jumatate din interesul cu care citesc restul formularului. Daca autorul formularului nu imi spune de ce vrea jobul respectiv sau de ce vrea sa participe la respectivul eveniment de ce as alege eu persoana respectiva in defavoarea alteia. Pe langa asta, daca persoana nu formuleaza propozitii sau fraze ci raspunde "numai cu liniuta" imi transmite ca formularul nu e atat de important pentru ea si implicit nici evenimentul. Ca sa nu mai vorbim ca de regula oamenii care evalueaza formulare cauta persoane care stiu sa comunice (nu mai are rost sa vorbim acum de importanta comunicarii in vietile noastre personale sau profesionale).

La intrebarea care doreste sa verifice asteptarile persoanei respective adresez mai mult o intrebare in eventualitatea acceptarii aplicantului decat a evaluarii pentru aceasta acceptare. Vreau sa stiu de la respectiva persoana ce asteapta se intample in respectivul eveniment (nu inainte si nu dupa ci in timpul lui) pentru ca eu (si organizatia dupa caz) sa imi pot adapta programul (metodologia) in functie de asteptarile aplicatului. Trebuie sa precizez insa ca unele raspunsuri la aceasta intrebare nu sunt formulate ca asteptari sau nu au legatura cu ceea ce eu sau organizatia putem oferi: sunt asteptari personale de genul: "sa invat cat mai bine si mai multe" - invatarea este un proces personal, insa daca ar fi fost formulat ca "sa fie prezentate cat mai multe metode de atragere de fonduri" atunci formularul ar fi continut o asteptare valida pentru curs/ eveniment/ program. De aceea nu toate asteptarile pot fi atinse dar expunerea lor ma face pe mine sa inteleg de ce persoana respectiva vrea sa fie selectata. Acest raspuns completeaza cel al motivatiei si ma ajuta sa aleg intre diferite persoane. 

"Cum crezi ca poti ajuta organizatia" si "cum te poate organizatia ajuta pe tine" sunt alte doua intrebari importante pentru mine. Prima aduce un mic proces de reflectie asupra calitatilor, cunostintelor, abilitatilor si experientei persoanei respective si care dintre acestea vor fi investite in organizatie. Cea de-a doua intrebare se leaga de asteptarile pe termen lung pe care persoana respectiva le are de la organizatie.

Varietatea intrebarilor este destul de mare si prefer sa ma opresc aici cu recomandarile. Tin totusi sa amintesc tuturor celor care completeaza formulare, oricine ar fi ei si oriunde ar folosi aceste formulare ca este un instrument la fel de important precum cv-ul, poate chiar mai mult - pentru mine sigur inseamna mai mult. Si propun sa nu ne plangem cand vedem ca accesul la un eveniment sau program de voluntariat este conditionat de completarea unui festival. Sa il luam ca pe o oportunitate de a spune despre noi mai multe decat ar spune un cv si sa acordam respectul cuvenit organizatiei sau institutiei care-l solicita caci pana la urma un formular completat cu responsabilitate si cu motivatie este o forma de respect si fata de cel/ cea care-l completeaza. Si tot aici spun ca nu conteaza daca-l cunosti pe cel care-ti solicita formularul - nu te poti baza ca el te cunoaste si sa completezi un formular in 2 cuvinte. Eu ma simt prost atunci cand o persoana pe care o cunosc se inscrie la un curs pe care-l tin si se asteapta ca formularul sa fie doar o formalitate. Pentru mine nu este formalitate, pentru colegii mei, pentru organizatia mea sau dupa caz pentru seful meu, este necesitate pentru ca fiecare eveniment are un profil de participant prin care organizatorii doresc un anumit impact.

Si la final mai spun doar ca viata e mai usoara dar si mai trista cu formulare scrise "cu liniuta", asa ca prefer formulare mai lungi dar si mai aproape de realitate care sa-mi faca ziua mai frumoasa si care sa ma "plaseze" printre oameni care stiu ce vor si pot spune asta si in scris.

Niciun comentariu: